ค่าใช้จ่ายก่อนจดจัดตั้งบริษัท สามารถลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้หรือไม่

     เวลาที่ต้องการเริ่มต้นทำธุรกิจอะไรก็ตาม ส่วนใหญ่แล้วมักจะเริ่มต้นด้วยการลองทำจากเล็ก ๆ ก่อน เพื่อดูแนวโน้มว่ามีโอกาสเป็นไปได้หรือไม่ที่ธุรกิจจะเติบโตสร้างกำไรให้กับเราได้ จนกระทั่งธุรกิจที่ทำ เริ่มมีกำไรมากขึ้น จึงค่อยปรับเปลี่ยนขยายกิจการเป็นในรูปแบบของนิติบุคคลหรือบริษัทแทน

     ช่วงรอยต่อระหว่างการเปลี่ยนผ่านจากการทำธุรกิจในรูปแบบบุคคลธรรมดามาเป็นนิติบุคคลนั้น อาจมีคำถามว่า ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในระหว่างการเปลี่ยนผ่านนั้น สามารถนำมาลงบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของนิติบุคคลที่กำลังก่อตั้งได้หรือไม่

     ตามหลักความเป็นจริงแล้ว ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก่อนการจัดตั้งบริษัท ไม่สามารถลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายได้ เพราะถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ยังไม่มีสภาพของนิติบุคคลเกิดขึ้น แต่ก็ยังพอมีบางกรณีที่สามารถยืดหยุ่นนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ เช่น

• ค่าเช่าออฟฟิศที่เกิดขึ้น เนื่องจากจำเป็นต้องมีสถานที่ประกอบการในการจดทะเบียนธุรกิจ
• ค่าทำเว็บไซต์ของธุรกิจที่กำลังจะเกิดขึ้น
• ค่าซื้อสินค้า ค่ามัดจำสินค้า เพื่อใช้ในการประกอบธุรกิจที่จะเกิดขึ้น

     ค่าใช้จ่ายดังกล่าวข้างต้น เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการเตรียมความพร้อมก่อนการจดจัดตั้งบริษัท เพื่อให้ได้เลขประจำตัวนิติบุคคล 13 หลักออกมา ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหล่านี้ สามารถนำมาบันทึกบัญชีลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ โดยจะต้องนำใบเสร็จที่เป็นค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจริง (ย้ำว่า ต้องมีใบเสร็จทุกรายการ) ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าออฟฟิศ ค่าจัดทำเว็บไซต์ ค่ามัดจำสินค้า ค่าสินค้าต่าง ๆ

     ถึงแม้ว่าใบเสร็จต่าง ๆ เหล่านั้นจะออกในนามของบุคคลธรรมดาก็ยังสามารถนำมาใช้ได้ ด้วยการทำเป็นรายงานการประชุมรับรองค่าใช้จ่ายดังกล่าว บันทึกเข้ามาในรูปแบบของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก่อนการจดจัดตั้งบริษัท โดยในทางปฏิบัติจะเรียกว่าเป็นการจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการ หรือรายงานการประชุมเพื่อรับรองค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก่อนการจดจัดตั้งบริษัทนั่นเองครับ

     วิธีการ คือ ให้กรรมการที่ทำการจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ก่อนล่วงหน้านั้น นำใบเสร็จที่เกิดขึ้นจริงมาให้ฝ่ายบัญชี และทำเอกสารขึ้นมาฉบับหนึ่งบ เพื่อแจกแจงออกมาว่า ค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึ้น เอาไปทำอะไรบ้าง จ่ายให้ใครบ้าง จำนวนเงินเท่าไหร่ ทำออกมาให้ครบถ้วน แล้วให้กรรมการผู้มีอำนาจเซ็นชื่อรับรองค่าใช้จ่ายทั้งชุดเข้ามา เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท เมื่อทำเป็นเอกสารและเซ็นชื่อเรียบร้อยแล้ว ก็นำส่งเอกสารให้แก่ฝ่ายบัญชี เพื่อบันทึกว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับบริษัทต่อไป

     สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง คือ ใบเสร็จค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ต้องการนำมาบันทึกลงเป็นค่าใช้จ่ายนั้น ต้องเป็นใบเสร็จที่ถูกต้อง อย่างน้อย ๆ ขอให้เป็นใบเสร็จที่มีชื่อของกรรมการที่เป็นผู้ชำระค่าใช้จ่ายนั้น เพื่อเป็นหลักฐานว่า ได้ทำการสำรองจ่ายเงินไปก่อนจริง ซึ่งดีกว่าเพียงแค่การอธิบายเป็นคำพูดลอย ๆ ว่าได้สำรองค่าใช้จ่ายอะไรไปบ้างแล้วโดยที่ไม่มีหลักฐานการชำระเงิน ทำให้ขาดความน่าเชื่อถือและไม่สามารถบันทึกลงบัญชีได้นั่นเองครับ